KI trifft Prozessautomation: Wie swoox.io Geschäftsprozesse für KI-Agenten nutzbar macht

Die Digitalisierung schreitet im Mittelstand mit großen Schritten voran. Prozessautomation hat bereits in vielen Unternehmen Einzug erhalten, wobei noch vielfältige Potenziale im Verborgenen liegen, die durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz genutzt werden können. Genau hier setzt swoox.io an. Eine Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, die zusätzlich die Möglichkeit bietet, Prozesse mit KI-Agenten zu verbinden – ein Brückenschlag und entscheidender Schritt in Richtung eines intelligenten und vernetzten Unternehmens.

Vom Workflow zur intelligenten Aktion
Mit swoox.io lassen sich Prozesse visuell modellieren und ohne Programmierkenntnisse automatisieren. Das Besondere dabei: Prozesse werden automatisch als MCP-Tools zur Verfügung gestellt. Das bedeutet, dass KI-Agenten in ChatGPT, Claude oder eigenen Unternehmens-KIs diese Prozesse, ohne die an sich notwendige und aufwendige API-Programmierung, direkt ansprechen können.

So wird jeder in swoox.io angelegte Prozess zu einer intelligenten Funktion, der von KI-Agenten direkt, datenschutzkonform und sicher genutzt werden kann. Außerdem kann ein KI-Agent auch mehrere Anweisungen miteinander kombinieren und selbständig die, in swoox.io erstellten, Workflows in der richtigen Reihenfolge ausführen und die Ergebnisse zusammenführen.

Praxisbeispiel Touristik: KI als digitaler Mitarbeiter
Ein eindrucksvolles Beispiel liefert ein Projekt aus der Touristikbranche: Hier nutzt ein Reiseveranstalter swoox.io, um sämtliche Kundenprozesse zu automatisieren und mit den Möglichkeiten von KI weiterführend zu nutzen. Von der Unternehmensführung, über Buchungsabwicklung bis hin zur Kundenkommunikation. 

Die dabei verwendeten Daten stammen aus den bereits in swoox.io automatisierten, Unternehmensprozessen, was auch zeigt, wie KI-Interaktionen erstmals verlässlich und kontrolliert auf Prozesse und angebundene Systemlandschaften zugreifen können.

Die Geschäftsführung fragt über einen KI-Chatbot aktuelle Umsatzentwicklungen oder beliebte Reiseziele ab. Der KI-Agent ruft dazu selbstständig die passenden swoox-Workflows auf und ermittelt die angefragten Ergebnisse. Aus den ermittelten Daten erstellt die KI innerhalb kürzester Zeit Diagramme oder Management-Reports, um anschließend Handlungsempfehlungen geben zu können.

Der Support wird von einem KI-Agenten dabei unterstützt, der anhand hinterlegter Prozesse eigenständig, sicher und nachvollziehbar Kundendaten prüft, Buchungsnummern findet oder zusätzliche Reiseunterlagen per E-Mail versendet.

Die Marketingabteilung erhält durch die Verbindung von KI und Workflow-Logik Empfehlungen für Kampagnen, z. B. auf Basis der meistgebuchten Destinationen oder Kundensegmente. Auf Wunsch werden automatisch Gutscheincodes erstellt und per E-Mail an Top-Kunden gesendet.

In diesem Zusammenspiel aus Prozessautomation und intelligenter Steuerung entsteht ein digitales Teammitglied, das Routinearbeit selbständig übernimmt. Das schafft Entlastung für die Mitarbeitenden, die sich dadurch auf kreative und strategische Aufgaben konzentrieren können.

Technologie mit doppeltem Nutzen
Eine Stärke von swoox.io liegt darin, dass bereits bestehende Prozesse an KI-Agenten direkt angebunden werden können, ohne aufwendige Schnittstellen entwickeln zu müssen. Dadurch lässt sich der zeitliche und technische Aufwand zur Einführung von KI in Unternehmen deutlich minimieren und die Nachvollziehbarkeit und Sicherheit der Abläufe gewährleisten.

In swoox.io wird jeder Prozess eindeutig beschrieben, validiert und der Zugriff für KI-Agenten definiert. Somit werden Fehleingaben oder unerwünschte Aktionen verhindert – ein entscheidender Vorteil gegenüber gängigen Integrationen von KI-Agenten.

Von der Automation zur Kooperation
Während bisher viele Automatisierungslösungen isoliert arbeiten, ermöglicht swoox.io erstmals eine echte Zusammenarbeit zwischen Mensch, Prozess und KI-Agent.

Diese Form der Integration verändert die Art, wie Unternehmen mit KI arbeiten. Anstatt einzelne Modelle zu trainieren, schaffen Mittelständler mit swoox.io eine einheitliche KI-Infrastruktur, in der Daten, Prozesse und Aktionen zusammenfließen. Das Ergebnis: effizientere Abläufe, bessere Datenqualität und schnellere Entscheidungen.

Fazit: Der Mittelstand wird KI-fähig
Mit swoox.io wird künstliche Intelligenz vom Buzzword zum handfesten Werkzeug. Durch die Verbindung von automatisierten Prozessen und standardisiertem MCP-Protokoll verwandeln Unternehmen ihre bestehenden Abläufe in intelligente, KI-gestützte Services. So entsteht eine Zukunft, in der Maschinen nicht ersetzen, sondern unterstützen, und der Mittelstand die Weiterentwicklung von KI aktiv gestaltet.

Daniel Kalkowski
swoox GmbH
d.kalkowski@swoox.de
www.swoox.io