Der Weg zur intelligenten OrganisatioN

Die Jahre 2020/2021 haben uns gezeigt, dass die Strukturen unserer Organisationen, ob private Unternehmen oder die staatlichen Verwaltungen, mit den Anforderungen der Vergangenheit und der nahen Zukunft nicht Schritt gehalten haben. Auf außerordentliche Anforderungen sind die wenigsten Unternehmen/Organisationen vorbereitet. Dies zeigt, dass auch nach der Digitalisierung vieler Unternehmens-/Organisationsprozesse, eine schnelle Anpassung an eine sich ändernde Umwelt nicht möglich ist.

Die meisten Organisationen, Unternehmen (KMUs), NGOs oder öffentlichen Institutionen bleiben in den beiden gängigen Dimensionen des Organisierens gefangen: nämlich in den Organigrammen und den Geschäftsprozessen. Letztlich ist es aber alleine die Informationsverarbeitung, mit der Unternehmen Komplexität und Dynamik bewältigen. Dabei stehen Steuerung und Kommunikation im Zentrum. Nur auf diese Weise können Organisationen in der neuen Welt des 21. Jahrhunderts überleben [1].

Dabei ist es die Aufgabe der Informationsverarbeitung innerhalb einer Organisation (hier: im Unternehmen), die Steuerung der und die Kommunikation zwischen den Unternehmenseinheiten. Dieser Steuerungsprozess wird durch die Unternehmensstrategie bestimmt und dient dazu, die geplanten Ziele zu erreichen.

Zu den wichtigsten Grundlagen gehören ein Feedback-System und die Selbstorganisation. Dadurch wird die Unternehmensstruktur so gestaltet, dass sie sich selbst organisieren, steuern und auch lernen kann.

Jedes Teilsystem (Unternehmenseinheit) steuert seine Geschäftsprozesse (Aufgabenbearbeitung), deren Zielerreichung ständig überprüft wird. Dieser SollIst-Vergleich dient wiederum als Input zur ständigen Prozessverbesserung. So wird die Zielerreichung, selbst in einer hoch komplexen Umgebung sichergestellt. Eine solche viable (intelligente) Unternehmensstruktur bildet somit die Grundlage für eine optimale Digitalisierung.

Um die kollektive Intelligenz einer Organisation/ eines Unternehmens zu steigern, kann man, je nach Bedarf, entweder die Anzahl bzw. die Qualität seiner Bestandteile (Funktionen) oder dessen Organisation (Struktur) optimieren. [2]

Wobei gilt: Veränderungsrate der Systemintelligenz = Optimierungskraft/Widerstand

Bei der Etablierung solcher Unternehmenseinheiten und/oder Funktionen sollten folgende Fragen gestellt werden [3]

1. Wie müssen wir uns organisieren, dass der Kunde im Zentrum der Aufmerksamkeit steht und von dort nicht wieder verschwinden kann (Umwelt)?
2. Wie müssen wir uns organisieren, dass die Arbeitspersonen das tun können, wofür sie bezahlt werden (Operation)?
3. Wie müssen wir uns organisieren, dass die Führungspersonen ihre Führungsaufgabe wahrnehmen können (Management)?
4. Wie müssen wir unsere IT-Systeme gestalten, dass diese die Geschäftsprozesse, resultierend aus der Unternehmensstruktur, optimal unterstützen (Vernetzung)?

Diese Vorgehensweise, die Antworten zu den oben genannten Fragen in Workshops gemeinsam zu erarbeiten, hat sich in vielen Projekten bewährt. Dadurch werden frühzeitig die erfolgsrelevanten MitarbeiterInnen eingebunden und dabei aus den Betroffenen Beteiligte gemacht, was letztlich den Widerstand erheblich vermindert.

Dadurch, dass die ausgewählten MitarbeiterInnen über das nötige Fachwissen verfügen, wird durch diese Vorgehensweise und mit Unterstützung von erfahrenen IT-Spezialisten die Optimierungskraft erhöht. Dies führt dann zum Aufbau einer Organisation, die obige Fragen durch ihre Struktur beantworten kann und so eine intelligente Organisation ist.

Quellen:

[1] und [3] Pfiffner, Dr. Martin; 2020; Die dritte Dimension des Organisirens; Springer-Verlag; Heidelberg

[2] Bostrom, Nick; 2014; Superintelligenz; Suhrkamp-Verlag; Berlin

Peter Barfknecht

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