KI einfach machen – Wie ein Assistent unseren Arbeitsalltag verändert hat

Künstliche Intelligenz ist in aller Munde, doch im Mittelstand häufig noch nicht angekommen. Zu groß scheinen die Hürden: zu komplex, zu teuer, zu riskant. Gleichzeitig nutzen Mitarbeitende längst privat KI-Tools im Alltag. Die Kluft zwischen Möglichkeiten und realer Anwendung in Unternehmen ist offensichtlich. Bei Blue Tomato Technologies ist man der Ansicht: Jetzt ist der Moment, um diese Lücke zu schließen. Und zwar nicht mit großen Worten, sondern mit kleinen, wirksamen Lösungen.

Der Use Case: Ein Assistent für Angebote
Für einen mittelständischen Kunden wurde bei Blue Tomato Technologies ein KI-Assistent entwickelt, der die Erstellung von Angeboten automatisiert. Die Ausgangslage war klassisch – und gleichzeitig besonders herausfordernd: Die Produkte des Kunden sind technisch komplex und erklärungsbedürftig. Jedes Angebot erforderte detaillierte Beschreibungen, individuelle Anpassungen und fachliche Rücksprache. Der Zeitaufwand lag regelmäßig bei vier bis sechs Stunden pro Dokument.

Ziel war es, diesen Prozess grundlegend zu verschlanken, ohne an Qualität oder Genauigkeit einzubüßen. Der "Angebotsassistent" wurde im AI Hub konfiguriert und nutzt vorhandene Vorlagen, Produktspezifikationen und Branchenlogik. Vertriebsmitarbeitende geben nur wenige Parameter ein – und erhalten in etwa 15 Minuten ein fertiges, CI-konformes Angebot, das sowohl fachlich präzise als auch sprachlich konsistent ist.

Das Ergebnis:

• Reduktion der Bearbeitungszeit von bis zu 6 Stunden auf 15 Minuten
• Deutlich weniger interne Abstimmungen und Korrekturschleifen
• Konsistente Sprache und Qualität gegenüber Kunden

Für den Kunden war dies nicht nur ein Effizienzgewinn, sondern ein Kulturimpuls: Mitarbeitende spürten sofort, dass KI ihnen den Rücken freihält statt Arbeit wegnimmt.

Der zweite Use Case: "Bob" für alle
Im eigenen Unternehmen wurde ein weiterer Assistent aufgebaut: "Bob". Ziel war es, das interne Wissen zu strukturieren und gleichzeitig für Interessierte außen sichtbar zu machen.

Bob basiert ebenfalls auf dem AI Hub. Er durchsucht Dokumente, Leitfäden, Schulungen, E-Mails und strukturierte Daten. Intern nutzen ihn neue Mitarbeitende zur Einarbeitung oder Kolleginnen und Kollegen zur schnellen Klärung von Abläufen. 

Gleichzeitig ist Bob auf der Website eingebunden und beantwortet Fragen externer Interessenten zu Leistungen, Vorgehen und Services. So entsteht ein gleiches Wissensniveau nach innen und außen.

Die Vorteile:

• 24/7-Auskunft ohne Wartezeit
• Reduktion von Rückfragen im Vertrieb
• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender
• Nachvollziehbare, DSGVO-konforme Informationsbereitstellung

Vertrauen durch Sicherheit: KI in einem geschützten Raum
Gerade in Europa ist Vertrauen in KI kein Nebenthema – sondern Voraussetzung. DSGVO, der EU AI Act und andere Regularien geben klare Rahmenbedingungen. Bei Blue Tomato hat man darauf reagiert: Der AI Hub ist nicht nur funktional, sondern vor allem sicher.

Die KI-Assistenten laufen in einem geschlossenen, kontrollierten Umfeld. Es gibt keine offenen Systeme, keine undurchsichtigen Speicherorte, kein Risiko versehentlicher Datenweitergabe. Ob Geschäftsführung, Mitarbeitende oder Kunden: Niemand muss sich Gedanken machen, welche Daten hochgeladen werden. Alles bleibt im geschützten Raum – lokal oder in einer DSGVO-konformen Cloud. So wird Vertrauen zur Grundlage für Innovation.

Lessons Learned
Beide Assistenten zeigen: Man muss keine große KI-Infrastruktur aufbauen, um echte Wirkung zu erzielen. Der Angebotsassistent spart sofort messbar Zeit. Bob verbessert Kommunikation und Verständnis intern wie extern.

Fazit
KI muss nicht perfekt sein. Sie muss nützlich sein. Wer wartet, bis alles zu 100 % durchgeplant ist, verpasst die Chance, sofort Mehrwert zu schaffen. „Wir bei Blue Tomato sehen jeden Tag, wie ein einziger gut gemachter Assistent Prozesse verbessert, Menschen entlastet und neue Wege öffnet. Nicht die Größe entscheidet, sondern der Mut, anzufangen“, sagt Geschäftsführer Volker Braun.

Und dabei gilt: Nicht alles, was technisch möglich ist, ist auch im Unternehmenskontext sinnvoll. Deshalb ist ein gemeinsames Durchrechnen des Business Case immer die Basis, es wird auf einen positiven Return on Investment geachtet. KI muss Wirkung entfalten – wirtschaftlich wie menschlich. Nur dann schafft sie Vertrauen, das trägt.

Heike Spielberger
TH Aschaffenburg
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